Google es una inmensa agencia publicitaria que factura cantidades ingentes de dinero por decirle a los anunciantes quiénes usan sus teléfonos móviles para buscar información sobre determinados productos o ven vídeos sobre lo que venden esos anunciantes. Cada vez que das un me gusta en tu teléfono móvil o decides ver este vídeo en vez de aquel, Google añade una a marca en el perfil que tiene con tus datos y si algún anunciante tiene un producto que te podría interesar, Google le cobra (bastante caro, por cierto) por enseñarte la publicidad de esa empresa.
Aparte de ese negocio como agencia de publicidad online, Google intenta desesperadamente crear vías de negocio por todos lados pero fracasa sistemáticamente en todo lo que inicia porque los negocios suelen ir en contra de la cultura del todo gratis sobre la que Google ha montado su imperio. Pese a todo, con los años ha ido creando algunos productos que aunque no les sean rentables per sé y tenga que financiarlos con parte de los beneficios que obtienen con la publicidad, sí le sirven para seguirse manteniendo como una empresa útil a la vista de los usuarios y, ya que estamos, recopilar unos cuantos datos más para vender a sus anunciantes.
Si se está dispuesto a pagar ese precio, esa pérdida de privacidad, Google tiene desde hace algún tiempo algunas herramientas profesionales bastante buenas y que no parece que vaya a cerrar próximamente. Aquí te pongo las que yo creo que realmente merecen la pena.
Y Gmail no es una de ellas.
Google Translate
En la era digital actual, donde las barreras lingüísticas se desvanecen gradualmente gracias a la tecnología, herramientas como Google Translate se han convertido en aliadas indispensables para las pequeñas empresas que buscan expandirse más allá de sus fronteras geográficas. Este servicio gratuito, ofrecido por Google, permite traducir palabras, frases y páginas web enteras a más de 100 idiomas, facilitando así la comunicación global y el acceso a mercados internacionales.
Google Translate es más que una simple herramienta de traducción; es un puente hacia la globalización para las pequeñas empresas. Su facilidad de uso, junto con la capacidad de romper barreras lingüísticas, ofrece una ventaja competitiva significativa en el mercado global. Al integrar Google Translate en las operaciones diarias, las empresas no solo pueden mejorar su comunicación internacional sino también explorar nuevas oportunidades de negocio en mercados previamente inaccesibles.
Características principales
Google Translate utiliza tecnología de aprendizaje automático para mejorar constantemente la calidad de sus traducciones. Con solo introducir el texto en el idioma de origen, se obtiene una traducción aproximada al idioma deseado en cuestión de segundos. Además, esta herramienta ofrece funcionalidades como la traducción de voz, la traducción de imágenes a través de la cámara del móvil y la detección automática del idioma, lo que simplifica aún más la comunicación en diferentes idiomas.
Para las pequeñas empresas, una de las grandes ventajas de Google Translate es su capacidad de integrarse con otras herramientas de Google, como Docs, Sheets y Slides, permitiendo así traducir documentos completos sin alterar su formato original. Esta característica es especialmente útil cuando se trabaja con material de marketing, manuales de producto o cualquier otro documento que necesite ser compartido con una audiencia global.
Cómo exprimir Google Translate en tu empresa
Para sacar el máximo partido de Google Translate, es recomendable seguir algunas estrategias. Primero, aunque las traducciones son cada vez más precisas, siempre es buena idea revisarlas con un hablante nativo del idioma, especialmente si se trata de textos que serán publicados o enviados a clientes importantes. Esto asegura que el mensaje conserve su intención original y se mantenga la profesionalidad.
En segundo lugar, aprovechar la función de traducción de sitios web puede abrir nuevas oportunidades de negocio al hacer tu sitio accesible para usuarios de diferentes idiomas. Esto no solo mejora la experiencia del usuario sino que también puede aumentar significativamente el alcance de tu empresa.
Por último, utilizar la extensión de Google Translate para navegadores puede facilitar la comunicación con proveedores y clientes internacionales, permitiendo traducir instantáneamente correos electrónicos y otros tipos de comunicación escrita.
Las pequeñas empresas pueden utilizar Google Translate de diversas maneras para impulsar su presencia global. Por ejemplo, al traducir comentarios y reseñas de clientes de diferentes partes del mundo, se pueden identificar áreas de mejora o nuevos mercados potenciales. Igualmente, al expandir las operaciones de e-commerce, traducir las descripciones de los productos y las políticas de envío puede hacer que tus productos sean más accesibles para una audiencia internacional.
Google Docs
En el competitivo entorno empresarial de hoy, las pequeñas empresas necesitan herramientas que potencien su productividad, mejoren la colaboración y minimicen los costes. Google Docs se presenta como una solución robusta que responde a estas necesidades, ofreciendo un procesador de texto en la nube que permite crear, editar y compartir documentos en tiempo real.
Qué es Google Docs
Google Docs es parte de la suite de aplicaciones de Google Workspace, que también incluye Hojas de Cálculo (Sheets), Presentaciones (Slides) y más. Esta herramienta gratuita permite a los usuarios trabajar en documentos de texto desde cualquier dispositivo con acceso a internet, ofreciendo funcionalidades como la edición colaborativa en tiempo real, el almacenamiento en la nube y la compatibilidad con varios formatos de archivo, incluidos DOCX, PDF y RTF.
Para que las pequeñas empresas saquen el máximo provecho de Google Docs, es crucial adoptar prácticas que fomenten la colaboración y la gestión eficiente de documentos. A continuación, se sugieren algunas formas de utilizar Google Docs para mejorar la productividad empresarial:
- Colaboración en tiempo real: Google Docs permite que varios usuarios trabajen en el mismo documento simultáneamente. Esta funcionalidad es ideal para la redacción colaborativa de propuestas, la planificación de proyectos o la creación de documentos estratégicos, ya que facilita la recopilación de aportaciones y feedback sin necesidad de intercambiar múltiples versiones del mismo archivo.
- Comentarios y sugerencias: Utilizar la función de comentarios y el modo de sugerencias mejora la revisión de documentos y el proceso de edición, permitiendo a los usuarios proponer cambios que pueden ser aceptados o rechazados por el propietario del documento. Esta característica es particularmente útil para la revisión de contratos, políticas de la empresa y otros documentos importantes.
- Integración con Google Drive: Al estar integrado con Google Drive, Google Docs facilita el almacenamiento y la organización de documentos en la nube, garantizando que la información importante esté segura y accesible desde cualquier lugar. Esto es esencial para empresas con trabajadores remotos o equipos distribuidos geográficamente.
- Plantillas personalizables: Google Docs ofrece una variedad de plantillas que pueden ser personalizadas para adaptarse a las necesidades específicas de una empresa, como cartas, informes, actas de reuniones y facturas. Utilizar plantillas ahorra tiempo y ayuda a mantener la coherencia en la documentación empresarial.
- Complementos y herramientas de terceros: Aprovechar los complementos disponibles en Google Workspace Marketplace puede expandir significativamente la funcionalidad de Google Docs. Existen complementos para casi cualquier necesidad, desde la gestión de referencias bibliográficas hasta la integración con sistemas de gestión de proyectos.
Ejemplos prácticos de aplicación
Uno de los ejemplos más claros de uso productivo de Google Docs son las encuestas a los clientes y usuarios, que se les envía como un formulario pero (y aquí está la magia) las recolectamos ya insertadas dentro de una hoja de cálculo, con lo cual nos ahorramos tener que leer cientos o miles de emails, clasificarlos, etc.
Por supuesto, para sacarle todo el rendimiento posible a Google Docs, hay que hacer lo mismo que con casi todo en esta vida, ir directo y al grano. Si necesitas hacer cinco mil tarjetas personalizadas para una feria de repostería, ve y pregúntale a Google «¿cómo hago cinco mil tarjetas personalizadas para una feria de repostería?». Te sorprenderá saber que no eres el primero en esa tesitura y verás que hay soluciones ya hechos por gente que ha tenido antes el mismo problema.
Google Keep
Google Keep emerge como una herramienta esencial de organización y productividad para pequeñas empresas que buscan una solución eficaz y sencilla para gestionar notas, tareas y recordatorios. Este servicio, ofrecido gratuitamente por Google, permite a los usuarios capturar rápidamente ideas y pensamientos en diferentes formatos, incluyendo texto, listas, imágenes y audio, todo sincronizado a través de dispositivos para un acceso fácil en cualquier momento y lugar, bien a través del ordenador, bien a través de la app.
Con una interfaz intuitiva y fácil de usar, Google Keep destaca por su versatilidad y capacidad de adaptación a diversas necesidades empresariales. Los usuarios pueden crear notas y listas, establecer recordatorios basados en tiempo o ubicación, y etiquetar contenido para una organización y recuperación eficientes. Además, la posibilidad de compartir notas y colaborar en tiempo real lo convierte en una herramienta valiosa para equipos que buscan mantenerse alineados y comunicados.
Cómo sacarle partido a Google Keep en tu empresa
- Gestión de tareas y proyectos: Utiliza Google Keep para asignar tareas específicas a miembros del equipo, estableciendo fechas límite y recordatorios para garantizar su cumplimiento. Las listas de tareas pueden ser compartidas y actualizadas en tiempo real, facilitando la coordinación y el seguimiento del progreso.
- Reuniones eficientes: Prepara y comparte agendas de reuniones mediante notas en Google Keep. Esto ayuda a mantener las discusiones enfocadas y asegura que todos los participantes estén preparados con antelación. Después de la reunión, las notas pueden ser utilizadas para distribuir los acuerdos y acciones a seguir.
- Recopilación de ideas y feedback: Fomenta un entorno colaborativo invitando a tu equipo a compartir ideas y sugerencias a través de notas compartidas. Esta práctica no solo promueve la innovación sino que también permite recoger feedback valioso de manera organizada.
- Documentación y acceso rápido a información importante: Google Keep es ideal para almacenar contraseñas de wifi, códigos de acceso, listas de precios o cualquier otra información crucial que necesite ser consultada rápidamente. Utiliza etiquetas para categorizar esta información y facilitar su búsqueda.
- Integración con Google Docs: Para documentos más extensos o informes, inicia borradores en Google Keep y luego transfiérelos fácilmente a Google Docs para una edición más detallada. Esta integración suaviza el flujo de trabajo y ahorra tiempo en la transcripción de ideas.
Ejemplos prácticos de aplicación
Las pequeñas empresas pueden aprovechar Google Keep para el seguimiento de inventarios, creando listas de productos que necesitan ser reabastecidos y estableciendo recordatorios para realizar pedidos. Asimismo, es útil para gestionar calendarios editoriales de contenido en redes sociales, permitiendo planificar publicaciones y asignar tareas a los responsables de crear y publicar el contenido.
¿Por qué no está Gmail en esta lista?
Gmail, el servicio de correo electrónico de Google, ha sido durante años una de las opciones preferidas por millones de usuarios particulares en todo el mundo gracias a su facilidad de uso, interfaz intuitiva y la integración con otras herramientas de Google. Sin embargo, cuando se trata de su aplicación en el entorno empresarial, Gmail presenta varias limitaciones que pueden afectar la productividad y la gestión del flujo de trabajo de una empresa.
Problemas de privacidad y seguridad
Uno de los principales puntos de preocupación para las empresas al usar Gmail es la privacidad y seguridad de sus datos. Aunque Google asegura que ofrece medidas de seguridad robustas, la empresa se ha enfrentado a críticas por la manera en que maneja y procesa los datos de los usuarios para fines publicitarios. Este modelo de negocio basado en datos puede no ser adecuado para empresas que manejan información sensible o confidencial, donde la privacidad de la correspondencia es primordial.
Para que se entienda fácilmente, te voy a poner un ejemplo muy claro de por qué no es buena idea utilizar Gmail en las pequeñas empresas: imagínate que tienes una agencia o una correduría de seguros; si utilizas Gmail para comunicarte con tus clientes, Google identificará rápidamente todas tus conexiones y a todos tus contactos les añadirá una marca en su perfil indicando que están interesados en comprar seguros, de modo que les enseñará masivamente ofertas de productos de seguro de tu competencia. Y esto es aplicable a todos los sectores.
La interfaz y la gestión de grandes volúmenes de correo
Aunque la interfaz de Gmail es siempre elogiada por su simplicidad y facilidad de uso, puede resultar inadecuada para manejar grandes volúmenes de correo electrónico, como suele ser el caso en el entorno empresarial. La organización de correos en conversaciones, aunque útil para usuarios individuales, puede complicar la gestión y el seguimiento de hilos de correo importantes, especialmente cuando se involucran múltiples participantes. Además, la clasificación y búsqueda de correos puede volverse engorrosa a medida que aumenta el volumen de correos.
Comparación con otros servicios de mensajería empresarial
En comparación con plataformas diseñadas específicamente para el entorno empresarial, como Microsoft Outlook o servicios de correo electrónico basados en servidores privados, Gmail se queda corto en términos de funcionalidades avanzadas de gestión y personalización. Estos servicios ofrecen opciones más robustas para la administración de correos, integración con herramientas de productividad y personalización de acuerdo a las necesidades específicas de una empresa.
Mientras que Gmail se integra bien con otras herramientas de Google Workspace, puede presentar limitaciones en la integración con sistemas empresariales más avanzados o específicos de la industria. Esta falta de integración puede dificultar la automatización de flujos de trabajo y la eficiencia operativa, elementos cruciales para el funcionamiento óptimo de una empresa.
Finalmente, Gmail puede no ser la opción más adecuada para empresas que requieren configuraciones de correo electrónico altamente personalizadas o que operan en entornos regulados. La capacidad de cumplir con normativas específicas de la industria, como GDPR en Europa o HIPAA en Estados Unidos, es fundamental para muchas empresas, y la percepción es que soluciones dedicadas ofrecen un mejor marco para cumplir con estos requisitos.
